1. Memahami sistem produksi

1.1 memahami sistem produksi

Sistem adalah kumpulan dari unsur – unsur maupun komponen – komponen yang saling mempengaruhi antara satu dan yang lainnya sehingga tecapai suatu tujuan tertentu. Sedangkan yang dimaksud dengan produksi ialah kegiatan menghasilkan sesuatu dengan cara mengubah suatu masukan menjadi sebuah keluaran yang memiliki nilai lebih dari sebelumnya.
Dari uraian di atas, maka sistem produksi dapat diartikan sebagai kumpulan dari subsistem – subsistem yang saling berinteraksi dengan tujuan mentransformasi input produksi menjadi output produksi.
Subsistem – subsistem dari suatu sistem produksi terdiri dari beberapa hal, diantaranya adalah sebagai berikut :
1. Perencanaan produksi
2. Pengendalian kualitas hasil produksi
3. Penentuan standar – standar operasi
4. Penentuan fasilitas produksi
5. Penentuan harga pokok produksi

1.2 menguraikan tipe-tipe produksi

Penentuan tipe produksi didasarkan pada faktor-faktor seperti:

(1) volume atau jumlah produk yang akan dihasilkan,

(2) kualitas produk yang diisyaratkan,

(3) peralatan yang tersedia untuk melaksanakan proses.

Berdasarkan pertimbangan cermat mengenai faktor-faktor tersebut ditetapkan tipe proses produksi yang paling cocok untuk setiap situasi produksi. Macam tipe proses produksi dari berbagai industri dapat dibedakan sebagai berikut (Yamit, 2002):

1. Proses produksi terus-menerus

Proses produksi terus-menerus adalah proses produksi barang atas dasar aliran produk dari satu operasi ke operasi berikutnya tanpa penumpukan disuatu titik dalam proses. Pada umumnya industri yang cocok dengan tipe ini adalah yang memiliki karakteristik yaitu output direncanakan dalam jumlah besar, variasi atau jenis produk yang dihasilkan rendah dan produk bersifat standar.

2. Proses produksi terputus-putus

Produk diproses dalam kumpulan produk bukan atas dasar aliran terus-menerus dalam proses produk ini. Perusahaan yang menggunakan tipe ini biasanya terdapat sekumpulan atau lebih komponen yang akan diproses atau menunggu untuk diproses, sehingga lebih banyak memerlukan persediaan barang dalam proses.

3. Proses produksi campuran

Proses produksi ini merupakan penggabungan dari proses produksi terus-menerus dan terputus-putus. Penggabungan ini digunakan berdasarkan kenyataan bahwa setiap perusahaan berusaha untuk memanfaatkan kapasitas secara penuh.

1.3 Membuat peramalan produksi

Peramalan dalam Produksi

A. Latar Belakang

Untuk menyelesaikan masalah di masa datang yang tidak dapat dipastikan, orang senantiasa berupaya menyelesaikannya dengan model pendekatan-pendekatan yang sesuai dengan perilaku aktual data, begitu juga dalam melakukan peramalan.

Peramalan (forecasting) permintaan akan produk dan jasa di waktu mendatang dan bagian-bagiannya adalah sangat penting dalam perencanaan dan pengawasan produksi. Suatu peramalan banyak mempunyai arti, maka peramalan tersebut perlu direncanakan dan dijadwalkan sehingga akan diperlukan suatu periode waktu paling sedikit dalam periode waktu yang dibutuhkan untuk membuat suatu kebijaksanaan dan menetapkan beberapa hal yang mempengaruhi kebijaksanaantersebut.
Peramalan diperlukan disamping untuk memperkirakan apa yang akan terjadi dimasa yang akan datang juga para pengambil keputusan perlu untuk membuat planning.

B. Definisi Peramalan (Forecasting)

Peramalan adalah suatu perkiraan tingkat permintaan yang diharapkan untuk suatu produk atau beberapa produk dalam periode waktu tertentu di masa yang akan datang. Oleh karena itu, peramalan pada dasarnya merupakan suatu taksiran, tetapi dengan menggunakan cara-cara tertentu peramalan dapat lebih daripada hanya satu taksiran. Dapat dikatakan bahwa peramalan adalah suatu taksiran yang ilmiah meskipun akan terdapat sedikit kesalahan yang disebabkan oleh adanya keterbatasan kemampuan manusia. Sebelum menjabarkan tentang metode peramalan ini, maka terlebih dahulu diuraikan tentang definisi dari peramalan itu sendiri.
Menurut John E. Biegel:

“Peramalan adalah kegiatan memperkirakan tingkat permintaan produk yang diharapkan untuk suatu produk atau beberapa produk dalam periode waktu tertentu di masa yang akan datang”. (John E. Biegel, 1999)

Dalam peramalan (forecasting) tidak jarang terjadi kesalahan misalnya saja penjualan sering tidak sama dengan nilai eksak yang diperkirakan. Sedikit variasi dari perkiraan sering dapat diserap oleh kapasitas tambahan, sediaan penjadwalan permintaan. Tetapi, variasi perkiraan yang besar dapat merusak operasi. Ada tiga cara untuk mengakomodasi perkiraan, yaitu: yang pertama adalah mencoba mengurangi kesalahan melakukan pemerakiraan yang lebih baik. Yang kedua adalah, membuat fleksibilitas pada operasi dan yang terakhir adalah mengurangi waktu tunggu yang dibutuhkan dalam prakiraan. Tetapi kemungkinan kesalahan terkecil adalah tujuan yang konsisten dengan biaya prakiraan yang masuk akal.
Menurut Buffa:

“Peramalan atau forecasting diartikan sebagai penggunaan teknik-teknik statistic dalam bentuk gambaran masa depan berdasarkan pengolahan angka-angka historis”. (Buffa S. Elwood, 1996)
Menurut Makridakis:

“Peramalan merupakan bagian integral dari kegiatan pengambilan keputusan manajemen”. (Makridakis, 1988)

Organisasi selalu menentukan sasaran dan tujuan, berusaha menduga faktor-faktor lingkungan, lalu memilih tindakan yang diharapkan akan menghasilkan pencapaian sasaran dan tujuan tersebut. Kebutuhan akan peramalan meningkat sejalan dengan usaha manajemen untuk mengurangi ketergantungannya pada hal-hal yang belum pasti. Peramalan menjadi lebih ilmiah sifatnya dalam menghadapi lingkungan manajemen. Karena setiap organisasi berkaitan satu sama lain, baik buruknya ramalan dapat mempengaruhi seluruh bagian organisasi. (Makridakis, 1988)
Peramalan (forecasting) adalah seni dan ilmu untuk memperkirakan kejadian di masa depan. Hal ini dapat dilakukan dengan melibatkan pengambilan data masa lalu dan menempatkannya ke masa yang akan datang dengan suatu bentuk model matematis. Bisa juga merupakan prediksi intuisi yang bersifat subjektif. Atau bisa juga dengan menggunakan kombinasi model matematis yang disesuaikan dengan pertimbangan yang baik dari seorang manajer.

C. Meramal Horizon Waktu

Peramalan biasanya diklasifikasikan berdasarkan horizon waktu masa depan yang dicakupnya. Ho­rizon waktu terbagi atas beberapa kategori:

1. Peramalan jangka pendek. Peramalan ini mencakup jangka waktu hingga 1 tahun tetapi umumnya kurang dari 3 bulan. Peramalan ini digunakan untuk merencanakan pembelian, penjadwalan kerja, jumlah tenaga kerja, penugasan kerja, dan tingkat produksi.

2. Peramalan jangka menengah. Peramalan jangka menengah, atau intermediate, umumnya mencakup hitungan bulanan hingga 3 tahun. Peramalan ini berguna untuk merencanakan penjualan, perencanaan dan anggaran produksi, anggaran kas, clan menganallsis bermacam-macam rencana operasi.

3. Peramalan jangka panjang. Umumnya untuk perencanaan masa 3 tahun atau lebih. Peramalan jangka panjang digunakan untuk merencanakan produk baru, pembelanjaan modal, lokasi atau pengembangan fasilitas, serta penelitian dan pengembangan (litbang).

Peramalan jangka menengah jangka panjang dapat dibedakan dari peramalan jangka pendek dengan melihat tiga hal:

1. Peramalan jangka menengah dan jangka panjang berkaitan dengan permasalahan yang lebih menyeluruh dan mendukung keputusan manajemen yang berkaitan dengan perencanaan produk, pabrik, clan proses. Menetapkan keputusan akan fasilitas, seperti misalnya keputusan seorang manajer umum untuk membuka pabrik manufaktur baru, dapat memerlukan waktu 5-8 tahun sejak permulaan hingga benar-benar selesai secara tuntas.

2. Peramalan jangka pendek biasanya menerapkan metodologi yang berbeda dibandingkan peramalan jangka panjang. Teknik matematika, seperti rata-rata bergerak, penghalusan eksponensial, clan ekstrapolasi tren (yang kesemuanya akan dibahas sebentar lagi) umumnya dikenal untuk peramalan jangka pendek. Lebih sedikit metode kuantitatif yang berguna untuk meramalkan suatu permasalahan, misalnya apakah suatu produk baru seperti perekam disk optik perlu dimasukkan dalam produk perusahaan.

3. Sebagaimana yang mungkin Anda perkirakan, peramalan jangka pendek cenderung lebih tepat dibandingkan peramalan jangka panjang. Faktor-faktor yang mempengaruhi perubahan permintaan berubah setiap hari. Dengan demikian, sejalan dengan semakin panjangnya horizon waktu, ketepatan peramalan seseorang cenderung semakin berkurang. Peramalan penjualan harus diperbaruhi secara berkala untuk menjaga nilai dan integritasnya. Peramalan harus selalu dikaji ulang dan direvisi pada setiap akhir periode penjualan.

D. Jenis-jenis Peramalan

Situasi peramalan sangat beragam dalam horizon waktu peramalan, faktor yang menentukan hasil sebenarnya, tipe pola dan berbagai aspek lainnya. Untuk menghadapi penggunaan yang luas seperti itu, beberapa teknik telah dikembangkan. Peramalan pada umumya dapat dibedakan dari berbagai segi tergantung dalam cara melihatnya.

Dilihat dari jangka waktu ramalan yang disusun, peramalan dapat dibedakan atas
dua macam, yaitu:

a. Peramalan jangka panjang, yaitu peramalan yang dilakukan untuk penyusunan hasil ramalan yang jangka waktunya lebih dari satu setengah tahun atau tiga semester. Lebih tegasnya peramalan jangka panjang ini berorientasi pada dasar atau perencanaan.

b. Peramalan jangka pendek, yaitu peramalan yang dilakukan untuk penyusunan hasil ramalan yang dilakukan kurang dari satu setengah tahun atau tiga semester.

Penetapan jadwal induk produksi untuk bulan yang akan datang atau periode kurang dari satu tahun sangat tergantung pada peramalan jangka pendek.

Apabila dilihat dari sifat penyusunannya, maka peramalan dapat dibedakan menjadi dua macam, yaitu:
1. . Peramalan subjektif, yaitu peramalan yang didasarkan atas perasaan atau intuisi dari orang yang menyusunnya. Dalam hal ini pandangan atau ketajaman pikiran orang yang menyusunnya sangat menentukan baik tidaknya hasil peramalan.

2. Peramalan objektif, yaitu peramalan yang didasarkan atas data yang relevan pada masa lalu dengan menggunakan teknik-teknik dan metode-metode dalam penganalisaan data tersebut.

Dilihat dari sifat ramalan yang telah disusun, maka peramalan dapat dibedakan atas dua macam, yaitu:
1. Peramalan kualitatif atau teknologis, yaitu peramalan yang didasarkan atas data kualitatif masa lalu. Hasil peramalan yang ada tergantung pada orang yang menyusunnya, karena peramalan tersebut sangat ditentukan oleh pemikiran yang bersifat intuisi, judgement (pendapat) dan pengetahuan serta pengalaman dari penyusunnya.Metoda kualitatif dibagi menjadi dua metode. yaitu:

• Metode eksploratif

Pada metoda ini dimulai dengan masa lalu dan masa kini sebagai awal dan bergerak ke arah masa depan secara heuristik, sering kali dengan melihat semua kemungkinan yang ada.

• Metode normative

Pada metode ini dimulai dengan menetapkan sasaran tujuan yang akan datang, kemudian bekerja mundur untuk melihat apakah hal ini dapat dicapai berdasarkan kendala, sumber daya dan teknologi yang tersedia.

2. Peramalan kuantitatif, yaitu peramalan yang didasarkan atas data kuantitatif pada masa lalu. Hasil peramalan yang dibuat tergantung pada metode yang digunakan dalam peramalan tersebut. Metode yang baik adalah metode yang memberikan nilai-nilai perbedaan atau penyimpangan yang mungkin.
Peramalan kuantitatif hanya dapat digunakan apabila terdapat tiga kondisi sebagai berikut: (Makridakis, 1988)
• Informasi tentang keadaan masa lalu.

• Informasi tersebut dapat dikuantifikasikan dalam bentuk data numerik.

• Dapat diasumsikan bahwa beberapa aspek pola masa lalu akan terus berkelanjutan pada masa yang akan datang.

Metode peramalan kuantitatif terbagi atas dua jenis model peramalan yang utama,
yaitu:
1. Model deret berkala (time series), yaitu: Metode peramalan yang didasarkan atas penggunaan analisa pola hubungan antara variabel yang akan diperkirakan dengan variabel waktu, yang merupakan deret waktu.

2. Model kausal, yaitu metode peramalan yang didasarkan atas penggunaan analisa pola hubungan antara variabel lain yang mempengaruhinya, yang bukan waktu yang disebut metode korelasi atau sebab akibat.

E. Tujuh Langkah Sistem Peramalan

Peramalan terdiri dari tujuh langkah dasar. Tupperware Corporation, yang merupakan fokus Profil Perusahaan Global pada bah ini, akan digunakan sebagai contoh setiap langkah.
1. .Menetapkan tujuan peramalan. Tupperware menggunakan peramalan permintaan untuk mengendalikan produksi pada 13 pabriknya.

2. Memilih unsur apa yang akan dismal. Tupperware yang memiliki lebih dari 400 produk, dengan unit simpan produknya (stock-keeping unit—SKU) masing-masing. Tupperware melakukan peramalan permintaan sesuai dengan pengelompokan produk ini.

3. Menentukan horizon waktu peramalan. Apakah ini merupakan peramalan jangka pendek, menengah, atau jangka panjang? Tupperware menyusun prediksi penjualan bulanan, kuartalan, dan tahunan.
4. Memilih tipe model peramalan. Tupperware menggunakan beragam model statistik yang akan didiskusikan, termasuk rata-rata bergerak, penghalusan eksponensial, dan analisis regresi. Selain itu juga model yang menggunakan penilaian subjektif atau nonkuantitatif.

5. Mengumpulkan data yang diperlukan untuk melakukan peramalan. Seperti Kantor pusat Tupperware mempunyai database yang besar untuk mengawasi penjualan setiap produk.

6. Membuat peramalan.

7. Memvalidasi dan menerapkan basil peramalan. Pada Tupperware, peramalan dikaji di departemen penjualan, pemasaran, keuangan, dan produksi untuk memastikan bahwa model, asumsi, dan data yang digunakan sudah valid. Perhitungan kesalahan dilakukan; kemudian peramalan digunakan untuk menjadwalkan bahan, peralatan, dan pekerja pada setiap pabrik.

Tujuh langkah ini menyajikan jalan yang sistematis untuk memulai, mendesain, dan menerapkan sistem peramalan. Apabila sistem tersebut digunakan untuk menghasilkan ramalan berkala, maka data harus dikumpulkan secara rutin. Kemudian perhitungan aktual dibuat dengan bantuan komputer.
Terlepas dari sistem yang digunakan oleh perusahaan seperti Tupperware, setiap perusahaan menghadapi beberapa kenyataan:

1. Peramalan jarang ada yang sempurna. Hal ini berarti faktor luar yang tidak dapat kita duga atau kendalikan sering mempengaruhi peramalan. Perusahaan harus memberikan kelonggaran untuk kenyataan ini.

2. Hampir semua teknik peramalan mengasumsikan bahwa sistem akan tetap stabil. Oleh karena itu, beberapa perusahaan membuat ramalan secara otomatis menggunakan komputer dengan software peramalan, dan hanya mengawasi produk yang mempunyai permintaan tidak menentu.
3. Baik peramalan kelompok produk maupun peramalan secara keseluruhan lebih akurat daripada peramalan produk individu. Sebagai contoh, Tupperware, melakukan peramalan melalui pengelompokkan ukuran produk dan daerah pemasaran. pendekatan ini menolong menyeimbangkan prediksi yang mungkin kurang atau berlebih untuk setiap produk dan daerah pemasaran.

F. Pendekatan Dalam Peramalan

Terdapat dua pendekatan umum peramalan, sebagaimana ada dua cara mengatasi semua model keputusan. Yang satu adalah analisis kuantitatif, yang lainnya adalah analisis kualitatif. Peramalan kuantitatif (quantitative forecast) menggunakan model matematis yang beragam dengan data masa lalu dan variabel sebab akibat untuk meramalkan permintaan. Peramalan subjektif atau kualitatif (qualitative forecast) menggabungkan faktor seperti intuisi, emosi, pengalaman pribadi, dan sistem nilai pengambil keputusan untuk meramal. Beberapa perusahaan menggunakan satu pendekatan, dan perusahaan lain menggunakan pendekatan yang lain. Pada kenyataannya, kombinasi dari keduanya merupakan yang paling efektif.

G. Kesimpulan

Peramalan (forecasting) adalah seni dan ilmu untuk memperkirakan kejadian di masa depan. Hal ini dapat dilakukan dengan melibatkan pengambilan data masa lalu dan menempatkannya ke masa yang akan datang dengan suatu bentuk model matematis. Bisa juga merupakan prediksi intuisi yang bersifat subjektif. Atau bisa juga dengan menggunakan kombinasi model matematis yang disesuaikan dengan pertimbangan yang baik dari seorang manajer. Ho­rizon waktu terbagi atas beberapa kategori: Peramalan jangka pendek Peramalan jangka menengah Peramalan jangka panjang.

1.4 Menjelaskan sistem perencanaan produksi

Perencanaan adalah fungsi manajemen yang paling pokok dan sangat luas meliputi perkiraan dan perhitungan mengenai kegiatan yang akan dilaksanakan pada waktu yang akan datang mengikuti suatu urutan tertentu. Perencanaan merupakan salah satu sarana manajemen untuk mencapai tujuan yang telah ditetapkan karena itu setiap tingkat manajemen dalam organisasi sangat membutuhkan aktivitas perencanaan
Tujuan perencanaan harus tegas, jelas dan mudah dimengerti. Seringkali perencanaan harus mengalami perubahan, oleh karena itu perencanaan harus besifat luwes dan terbuka untuk dapat dirubah bila diperlukan.  Sifat luwes ini mengakibatkan pelaksanaan kegiatannya harus dimonitor dan dikendalikan terus menerus yang disesuaikan dengan kondisi yang ada namun perencanaan harus tetap pada tujuan yang ditetapkan.

Perencanaan juga merupakan fungsi memilih sasaran perusahaan secara kebijaksanaan, program dan pemilihan langkah-langkah apa yang harus dilakukan, siapa yang melakukan dan kapan aktivitasnya dilaksanakan.
Dalam perencanaan produksi kita selalu menginginkan agar diperoleh perencanaan produksi yang baik namun merencanakan proses produksi bukanlah hal yang mudah karena banyaknya faktor yang mempengaruhinya. Faktor-faktor internal relative mudah dapat dikuasai oleh PPC manager, namun faktor external tidak demikian. Karena itu perencanaan harus dibuat ketat namun tidak kaku, artinya dapat dirubah bila diperlukan dan kemungkinan perubahan ini juga harus diperhitungkan agar tidak menimbulkan kesulitan. Perencanaan  yang baik hanya akan diperoleh dengan didasarkan kepada informasi yang baik dan pengukuran keberhasilan didasarkan kepada standard  yang ditetapkan.

Unsur-unsur Perencanaan

Perencanaan adalah suatu hasil pemikiran yang rasional dimana di dalamnya terdapat dugaan/perkiraan, perhitungan untuk mencapai tujuan yang ingin dicapai pada masa yang akan datang. Syarat mutlak suatu perencanaan harus mempunyai  tujuan yang jelas dan mudah dimengerti. Perencanaan harus terukur  dan mempunyai standard tertentu. 

Perencanaan digolongkan sebagai fakta yang Objective  kebenarannya bahwa pemikiran yang rasional itu tidak atas hayalan belaka tetapi  suatu perhitungan berdasarkan data yang objective.  Walau perencanaan mengandung unsur dugaan/pemikiran namun harus didasarkan pada suatu  standard  yang terukur.
Perencanaan adalah sebagai tahap persiapan / tindakan pendahuluan untuk melaksanakan kegiatan dengan memperhatikan penyimpangan yang mungkin terjadi

Fungsi  Perencanaan Produksi

Perencanaan produksi (Production Planning) adalah salah satu dari berbagai macam bentuk perencanaan yaitu suatu kegiatan pendahuluan atas proses produksi yang akan dilaksanakan dalam usaha mencapai tujuan yang diinginkan perusahaan.

Perencanaan produksi sangat erat kaitannya dengan pengendalian persediaan sehingga sebagian besar perusahaan manufacture menempatkan fungsi perencanaan dan pengendalian persediaan dalam satu kesatuan.
Ditinjau dari bentuk industri, perencanaan produksi suatu perusahaan yang satu dengan perusahaan yang lainnya terdapat perbedaan. Banyak hal yang menyebabkan perbedaan tersebut, bahkan pada perusahaan yang sejenis.

Tujuan produksi bagi perusahaan adalah barang dengan spesifikasi tertentu memenuhi permintaan pelanggan. Tujuan tersebut dituangkan dalam Order Confirmation yang dibuat oleh bagian penjualan. Dengan demikian dapat disimpulkan tujuan produksi sepenuhnya  dirumuskan oleh sales department, berdasarkan order yang telah diterima. Karena tujuan produksi dirumuskan berdasarkan order yang telah diterima maka dalam fungsi perencanan produksi pengaruh forecasting pada sistem perencanaan produksi dapat dikatakan tidak signifikan.

Untuk mencapai tujuan, khususnya dalam perencanaan produksi dan pengendalian persediaan perusahaan perlu menyediakan fasilitas komunikasi  dan sistem informasi yang mendukung sistem pengolahan data terdistribusi. Program aplikasi database management system yang terintegrasi dengan sistem lainnya di lingkungan perusahaan sehinngga bagian perencanaan produksi dan pengendalian persediaan memiliki sarana yang cukup handal yang dapat memberikan informasi yang dibutuhkan dalam waktu yang relatif singkat. Bagian perencanaan dengan  mudah dapat mengumpulkan informasi yang diperlukan dalam menyusun perencanaan produksi.

Agar masing-masing fungsi yang terdapat dalam Sistem perencanaan dan bagian terkait dengan sistem perencanaan produksi dapat menjalankan kerja dan tanggungjawabnya sesuai  dengan sistem, maka setiap  personal  disyaratkan mengenal sistem akuntansi komputer dan procedure yang diterapkan.  Dengan demikian efektifitas kerja dapat ditingkatkan.

Dalam usaha mencapai tujuan perencanaan produksi terdapat berbagai macam permasalahan sesuai dengan proses yang akan dilaksanakan, kemudian dirumuskan bagaimana pekerjaan tersebut dilaksanakan secara efektif dan efisien serta bagaimana cara pengendaliannya.  Keberhasilan dalam membuat perencanaan produksi dan pencapaiannya tidak hanya tergantung pada organisasi  bagian perencanaan itu sendiri, melainkan sangat tergantung pada struktur organisasi secara keseluruhan dan sistem  yang diterapkan. 

Kegagalan dapat terjadi akibat kesalahan dalam penggunaan sistem informasi tidak efektif, bahkan sering terjadi kesalahan dalam pengambilan keputusan akibat tidak memahami informasi yang ditampilkan  oleh sistem informasi yang tersedia. Manajer bagian prencanaan mutlak harus memahami sistem informasi yang digunakan, karena sistem informasi yang digunakan adalah berbasis komputer maka manajer bagian perencanaan produksi dan pengendalian persediaan serta bagian yang terkait langsung dengan bagian tersebut harus memahami dan mengerti sistem komputer yang digunakan. Jika tidak maka terbuka peluang untuk mengambil keputusan-keputusan yang keliru.
Kelancaran proses produksi ditentukan oleh tingkat kematangan penjadwalan produksi. Dalam menyusun perencanaan harus memperhatikan berbagai element dari berbagai bagian sehingga sangat memerlukan sistem yang terintegrasi dan harus didukung dengan fasilitas yang memadai. Perencanaan produksi dituntut harus lebih besifat (sales oriented) namun di sisi lain tanpa mengabaikan efisiensi dan kelancaran proses produksi

Kemampuan sumber daya manusia sangat tergantung pada sistem yang diterapkan.  Tidak jarang orang yang mampu tidak dapat berbuat karena terikat oleh sistem dan fasilitas yang tersedia. Pembagian tugas dan tanggung jawab harus jelas dan dilakukan pengukuran efektifitas kerja. (Standard operational process) dan (Standard Instruction Process) harus dipahami oleh bagian operasional dan juga bagian perencanaan.
Perencanaan produksi sangat tergantung pada kapasitas, jenis perusahaan, sumberdaya  dan jenis produksi yang dikerjakan. Berdasarkan hal tersebut perusahaan yang mengerjakan order yang terputus-pustus berdasarkan permintaan pelanggan yang pemenuhannya pada waktu yang akan datang,  tingkat kesulitan dalam menyusun perencanaan jauh lebih sulit  dibanding perusahaan yang mengerjakan produksi continue. Pengukuran keberhasilan perencanaan tidak tepat untuk dibandingkan dengan perusahaan lain karena perbedaan kelengkapan, kapasitas dan sumberdaya  apalagi dibanding dengan perusahaan lain yang tidak sejenis.

Faktor penting dalam melakukan pengukuran adalah standar produksi meliputi waktu, mutu, jumlah yang dapat dihasilkan berdasarkan penelitian yang dilakukan pada jangka waktu tertentu di perusahaan ini.  Pengukuran perlu dilakukan secara terus-menerus sehingga keputusan yang diambil untuk pengembangan jangka panjang mempunyai dasar yang objectif.

Fungsi utama dari penerapan sistem produksi adalah

1. Perencanaan Produksi : merupakan perhitungan untuk merencanakan kegiatan produksi dan melakukan persiapan penjadwalan dimasa mendatang sesuai dengan periode waktu yang direncanakan
2. Proses produksi : metode dan teknik yang digunakan dalam mengolah bahan baku menjadi produk
3.  Pengendalian produksi : tindakan yang menjamin bahwa semua kegiatan yang dilaksanakan dalam perencanaan telah dilakukan sesuai target yang telah ditetapkan.

Sekema gambar sederhana menggambarkan sebuah sistem produksi. Sistem produksi terdiri dari 3 komponen utama yaitu input, proses transformasi/produksi, dan output/keluaran. Sistem produksi terdiri dari berbagai elemen yang mendampingi proses produksi, seperti pada input terdiri dari berbagai komponen yaitu Material, tenaga kerja, dana/keuangan, mesin, dan informasi. Begitu juga halnya dengan proses transformasi yang terdiri dari berbagai komponen yaitu pengaruh teknologi, kondisi ekonomi, politik, sosial budaya, juga proses manajemen.

Pengelompokan Sistem Produksi

Pengelompokan Sistem Produksi

1. Sistem produksi menurut proses menghasilkan output:

a.Proses produksi kontinyu

• Waktu set-up sebentar karena proses ini memproduksi secara terus menerus untuk jenis produk yang sama
• Untuk industri proses: industri kimia , susu, kertas, dll

b.Proses produksi terputus

•  dilakukan set-up)àWaktu set-up lama, memproduksi berbagai jenis barang (pengantian jenis produk
• Untuk industri manufaktur : perbengkelan

c.Proses produksi repetitif

• Gabungan proses produksi kontinyu dan terputus
• Mengunakan modul-modul yang merupakan bagian atau komponen yang telah dipersiapkan selumnya
• Contoh: kantin burger cepat saji

2. Sistem produksi menurut tujuan Operasi

a. ETO : Engineering To Order

• Pembuatan produk dimulai dari proses perancangan sesuai kegiatan pemesan

b. ATO : Assembly To Order

• Produsen membuat desain standar, modul-modul opsional standar dan merakit suatu kombinasi tertentu dari modul-modul tersebut sesuai pesanan konsumen

c. MTO            : Make To Order

• Produsen menyesuaikan item akhirnya jika dan hanya jika telah menerima pesanan konsumen untuk item tersebut

d. MTS            : Make To Stock

• Produsen membuat item-item yang disesuaikan dan ditempatkan sebagai persediaan sebelum pesanan konsumen diterima, selanjutnya dikirim ke konsumen setelah ada pesanan

Fungsi pengendalian persediaan

Persediaan adalah barang milik perusahaan  dengan maksud untuk dijual (barang jadi) atau barang dalam process produksi atau barang yang menunggu penggunaannya dalam process produksi (bahan baku).  Fungsi dasar pengendalian persediaan baik bahan baku, barang dalam proses  maupun barang jadi banyak sekali. Fungsi tersebut meliputi proses berurutan  mulai dari timbulnya kebutuhan, pembelian, pengolahan, delivery.  Permasalahan utama  persediaan  yang timbul yaitu bagaimana fungsi tersebut  dapat mengatur persediaan sehingga setiap permintaan dapat dilayani akan tetapi  biaya persediaan harus minimum.

Bila persediaan cukup banyak, permintaan dapat segera dilayani akan tetapi menyebabkan biaya penyimpanan barang tersebut akan menjadi sangat mahal. Dengan memperhatikan hal tersebut diambil keputusan untuk menentukan nilai persediaan.

Menentukan nilai persediaan sangat tergantung kepada jenis perusahaan, modal kerja dan omzet perusahaan serta lead time untuk mendapatkan barang tersebut. Karena PT. Samudra Montaz sebagai perusahaan converting yang bersifat memenuhi permintaan pelanggan pada periode yang akan datang maka, besarnya kebutuhan akan barang tersebut tidak dapat ditentukan sebelum disepakati sales contract.
Sebagian besar bahan baku sudah dialokasikan untuk produk tertentu karena pembelian dilakukan setelah bagian perencanaan menerima GR Order Confirmation yang sudah disetujui oleh pimpinan perusahaan.  Fungsi pengendalian persediaan adalah bagian dari fungsi perencanaan produksi yang bertanggung jawab atas tersedianya material produksi dan material pembantu agar  proses produksi dapat berjalan sesuai rencana yang ditetapkan

Fungsi perencanaan produksi yang bertanggung jawab atas tersedianya material produksi dan material pembantu agar  proses produksi dapat berjalan sesuai rencana yang ditetapkan. Keperluan meminimumkan persediaan berhubungan dengan besarnya biaya yang diperlukan  oleh persediaan yaitu :

Biaya pembelian.Yang dimaksud biaya pembelian dalam hal ini adalah biaya pembelian bahan baku untuk produksi. Pembelian skala besar dapat mengurangi biaya pembelian dengan adanya potongan harga (quantity discount) yang diberikan Supplier dengan konsekwensi biaya transportasi yang ditanggung Supplier relative lebih murah karena pengangkutan barang dilakukan tidak terlalu sering, namun perlu diperhitungkan apakah potongan harga tersebut lebih kecil dari biaya  penyimpanan. Disamping itu jumlah persediaan yang cukup dapat mempercepat delivery sehingga tidak menimbulkan kekecewaan pelanggan. Karena jenis perusahaan memproduksi suatu barang sesuai permintaan pelanggan dimana permintaan tersebut akan dipenuhi pada waktu yang akan datang, cara pembelian tersebut tidak menguntungkan karena penyimpanan barang tersebut membutuhkan  ruang yang luas dan waktu penyimpanan yang relative lama

Biaya penyimpanan

Biaya  penyimpanan meliputi biaya penyediaan ruang  yang diperlukan untuk menampung barang tersebut, biaya perawatan atas resiko kerusakan,  serta biaya tenaga kerja yang diperlukan untuk merawat dan mengamankan barang tersebut dari segala macam bentuk gangguan.
Selain itu biaya penyimpanan juga berkaitan dengan biaya bunga  dimana semakin besar dana yang dialokasikan pada persediaan akan mengakibatkan  alokasi  akan investasi yang lain akan terhambat  atau  dilakukan dengan suntikan dana dari kreditur dalam hal ini adalah Bank.
Sesuai dengan sifat perusahaan yang memenuhi permintaan  pelanggan pada waktu yang akan datang  maka  persediaan bahan baku dasar, tinta spesial yang tidak diperuntukan untuk order produksi tertentu (bebas) adalah nol.